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IL MIGLIOR GESTIONALE PER L'ODONTOIATRA

BLOG DI DENTO

Corso di gestione dello studio dentistico con Dento 01-12-2018

Il corso è adatto a tutti i colleghi non ancora informatizzati che saranno obbligati a farlo da gennaio per la fatturazione elettronica.
In questa nuova edizione si affronteranno prima le problematiche emerse con il GDPR e le soluzioni presenti in Dento.
Successivamente si affronteranno le altre tematiche classiche tra le quali un sistema semplice di calcolare i costi orari e i rendimenti delle prestazioni, spiegherò come fare “previsioni” sull’andamento dello studio e utilizzare Dento per conoscere bene i nostri pazienti.
L’iscrizione si deve fare con E20, il costo sarà di 300 euro e dà la possibilità di portare una segretaria o collaboratrice, sulla mail di E20 saranno specificati gli ECM.
Il corso di “gestione dello studio” spiega come affrontare le problematiche usando Dento.   La gestione dello studio dentistico, è necessariamente legata all’uso di un gestionale dentale, dal corso si deve uscire con la conoscenza dello strumento che ci permette di applicare quanto appreso e, nel caso di Dento lo strumento è compreso nel costo del corso.
Il dentista spende solo per imparare a sfruttare il programma e non per acquistarlo. Questa situazione utopistica è realizzabile con Dento perché è liberamente scaricabile da internet.
Le difficoltà che si incontrano nell’informatizzare uno studio sono legate alla messa a punto del programma (inserimento dei dati e dei tariffari) ed alla insufficiente conoscenza delle funzioni, il corso guida il professionista in questa fase delicata.
Sbagliare l’acquisto di un gestionale è frequente, purtroppo il dentista se ne accorge dopo mesi o anni di utilizzo e non è quasi mai possibile trasferire i dati da uno all’altro. Spesso sono prodotti modulari e ogni funzione al di là di quelle elementari sono a pagamento, se anche non userete Dento, il corso serve a guidare il dentista nella scelta di un nuovo prodotto commerciale.
La versione 6.8.8 scaricabile da metà ottobre, sarà completa per il GDPR ma non ancora per la fatturazione elettronica.

Costo orario dello studio odontoiatrico, come calcolarlo

Pochi colleghi si preoccupano di conoscere il proprio costo orario.

Un modo di calcolarlo è moltiplicare il numero di ore settimanali di apertura (supponiamo 40) per le settimane lavorative (diciamo 42) per ottenere la somma delle ore (1.680) ed usare questo numero per dividere le spese fisse del nostro studio. Questo metodo funziona per lo studio mono professionale perché l’operatore è uno e il numero di ore di apertura corrisponde con quelle totali. Ma in altri casi? Dobbiamo modificare la formula, adattandoci al tipo di studio. Nel corso degli anni ho frequentato corsi di gestione nei quali si proponevano formule per il costo orario che tengono conto del numero di poltrone. A mio parere se abbiamo un operatore, che abbia una, due o più poltrone, l’unità operativa rimane lui, l’operatore e non le poltrone.

Per esempio nel mio studio, siamo tre operatori, perció tre unità operative, io lavoro 30 ore, il collega odontoiatra 20 ore, la collega igienista 20 ore, per ciò lo studio ha una capacità di 70 ore lavorative settimanali che, per 42 settimane permette di ottenere 2.940 ore annue. Se un paziente “buca” un’ora danneggia lo studio per 1/70 e non per 1/40 delle ore settimanali. Questo approccio consente di slegarsi da ragionamenti “per poltrona”.

Le spese fisse del mio studio nel 2017 sono state 160.765,78 euro che divise per 2.940 ore (70 x 42) danno un costo orario di 54,68 euro. Bene ma quante di queste 2.940 ore siamo stati capaci di “riempire di pazienti”? Le ore veramente lavorate sono state 2.075,30, il 70,5% di quelle possibili. Le spese fisse sono balzate a 77,46 euro/ora.

Dento calcola il costo orario su questi parametri, in meno di un secondo, per l’anno o per il periodo che vogliamo. Il programma tiene conto delle ore veramente lavorate, in questo modo si ottiene un valore reale dell’andamento dello studio. Per generare o modificare il tariffario, si tiene in considerazione il costo orario dell’anno precedente o degli ultimi 12 mesi. L’apposita schermata permette di analizzare in un attimo l’andamento del costo orario negli anni o anche di aggregare periodi più lunghi. Con questo strumento è facile notare come i costi orari cambino di anno in anno in funzione di spese e ore lavorate e come questi parametri influenzino significativamente l’utile dello studio.

Purtroppo le spese dello studio non sono solo quelle fisse, dobbiamo aggiungere le spese variabili, come per esempio la percentuale della nostra retribuzione (che va sempre calcolata in tutte le prestazioni) o quella dei collaboratori. Questo nel 2017 ha fatto lievitare le spese a 148,61 euro/ora. Per sapere se e di quanto lo studio è in utile, è sufficiente dividere il fatturato totale per le ore. Solo una gestione oculata permette di far fronte a queste cifre da “far tremare i polsi”. L’odontoiatria moderna, con il perfezionamento delle cure ha portato alla necessità di avere attrezzature sempre più aggiornate e costose. Ci rimane un margine per investire sul rinnovamento dello studio? Non è scontato, ed è meglio sapere quanto sia.

Non si chiede all’odontoiatra di diventare un manager, ma è indispensabile, oggi, usare un’agenda elettronica e stilare una prima nota cassa/banca. L’agenda elettronica restituisce dati che quella cartacea non è in grado di dare, può essere presente in ogni sala, è portatile, garantisce lo storico dei trattamenti. Stilare la prima nota cassa banca, richiede solo due ore di lavoro al mese, ma sono le meglio spese.

Germano Usoni

Gidipierrizzazione di DentO

Approfittando di qualche brandello di tempo ho quasi terminato la gidipierrizzazione di DentO. Ora da tutte le sezioni anagrafiche si possono stampare i documenti GDPR specifici per il tipo di contatto (Pazienti, Collaboratori, Dipendenti, Laboratori, Fornitori).
I documenti stampati sono memorizzati nella rispettiva scheda anagrafica come PDF e sono richiamabili a video in qualsiasi momento, qui sotto vedete un esempio per l’anagrafica collaboratori.

 

Dal pulsante stampante si accede alle tipologie di documenti specifici per quella sezione e, nel portale documenti stampati, sono elencati i documenti creati per quell’anagrafica. I testi dei documenti sono estrapolati da documenti di un aggiornamento xDent, documenti AlfaDocs, documenti del corso ANDI e da quelli di un paziente DPO per una grande ditta. Questo mi ha consentito di condensare i testi in pochi fogli, tre complessivamente per i collaboratori, uno per i pazienti e per le altre figure. Non sembra ma è stato un lavorone leggere un sacco di fogli per arrivare al risultato finale. La versione che si chiamerà 6.8.7, sarà resa disponibile a settembre, ora necessita di un po’ di test prima di generare il runtime.

La politica prezzi di FileMakerPro è cambiata, seguendo una linea che non è quella auspicata dagli sviluppatori, ora esiste un solo tipo di licenza client, la advanced, che costa di più della Pro di prima. Questo mi ha spinto a continuare a sviluppare la versione iPad. Dento è utilizzabile su iPad tramite la versione Go di FileMaker che è gratuita. Questo consente di comprare solo una licenza FileMaker server (si paga per il numero di connessioni) e usare come client i Pad senza costi software. Il risparmio per uno studio è notevole visto che DentO è gratis. Dalla prossimo versione non faremo pagare nemmeno più la quota per postazione per anno.

Buone Vacanze Germano

Privacy by design, l’altra faccia del GDPR

Il nuovo decreto sulla privacy per il dentista medio è una seccatura, per le software house molto di più.

Io ho la doppia sfortuna di essere dentista e in qualche modo anche software house……

Sto apportando alcune (per fortuna poche perché la struttura era già buona) modifiche a Dento per allinearlo al concetto di Privacy by design. Privacy by design non è avere un modulo conforme al GDPR da far firmare al paziente ma qualcosa di più complesso che riguarda la struttura del programma. Un esempio sono i livelli d’uso che possiamo attribuire  ai diversi utenti, oppure l’attenzione prestata affinché le schermate che possono essere state dimenticate aperte non presentino informazioni private del paziente.

Persino gli studi devono essere strutturati secondo i principi di Privacy by design, impedire che i pazienti possano sbirciare sui monitor in sala d’attesa oppure non usare il monitor sulla poltrona per presentare dati sensibili.

Oggi ci siamo concentrati sull’adeguamento al GDPR del sistema di password di Dento, dalla versione 6.8.7, quella che sto usando, le password dovranno essere di non meno di 8 caratteri, avere almeno una maiuscola, una minuscola, un numero e non potranno essere uguali alla precedente. Una scocciatura in più legata al GDPR…..

FileMaker ha rivisto la sua politica prezzi in modo a mio parere irrazionale eliminando le licenze standard da circa 400 euro per passarle tutte ad Advanced del costo di circa 600 euro. Per questo motivo diventa interessante lo sviluppo di Dento su iPad visto che FileMakerGo rimane gratuito. I nuovi iPad dal costo di 350 euro diventano dei client veramente appetibili per informatizzare lo studio in accoppiata con un Mac che fa da server.

Oggi abbiamo installato su tutte le macchine FileMakerPro 17 e, per la prima volta, ho usato un Mac Mini sia come server (con fileMakerServer) che come client (uno dei cinque) con FileMaker. Ho potuto così eliminare un vecchio Mac non più aggiornabile ai nuovi sistemi operativi senza doverlo sostituire con uno nuovo.

Nell’immagine che vedete qui sopra tratta dall’elenco pazienti, vedete la possibilità di ricercare i pazienti che non vengono più da una certa data……

Germano Usoni

Analisi di risparmio usando l’impronta digitale

Facciamo due veloci calcoli sul risparmio che si può ottenere facendo l’impronta digitale di un impianto singolo, scelgo questo tipo di prestazione perché ritengo sia quella dove il vantaggio digitale sia più evidente.
La prima banale considerazione è il risparmio del materiale d’impronta, naturalmente darò valori medi, sicuramente non precisi, dipendenti dalla marca del materiale, dagli sconti e dalla tecnica d’impronta ma, quel che conta, è il ragionamento. Usando Impregum con il Pentamix, stimando prezzi Krugg e valutando in 10 (per comodità) le impronte ottenibili da una confezione abbiamo un risparmio di 12 euro e di circa 1 euro per l’alginato. Non dimentichiamo la consegna del lavoro con il Pony, i porta impronte che non tornano e che comunque tornano sporchi, il materiale che scade o che dobbiamo ricordare di acquistare.
La seconda considerazione è il risparmio di tempo, non tengo mai tempi troppo corti in studio, per il mio carattere e per differenziarmi dai supermercati dentali, il tempo che dedico all’impronta è ora di 30 minuti (contro i 60 precedenti) e di 30 per il fissaggio in bocca (contro i 60 precedenti. Sono tempi che reputo abbondanti e variabili da operatore a operatore, resta il fatto che si dimezzano. Si riducono i rifacimenti di impronta e si quasi azzerano i ritocchi alla consegna del lavoro. I costi fissi nel mio studio sono di 94 euro ora!
Terza considerazione i costi di laboratorio, Sviluppo modelli con sistema Giroform, moncone sfilabile, sviluppo antagonista sono 25 euro che non ci sono più. La precisione che si ottiene con il digitale è spettacolare!
Il risparmio stimato è perciò di 13 (impronta) più 94 (tempo) più 25 (laboratorio) per un totale di 132 euro per singolo dente, adattate i valori alle vostre realtà e traete le giuste considerazioni.
Ultima considerazione, mi riferisco a Straumann unica marca che uso in studio, se invece che usare la metodica cementata passiamo a quella avvitata (più comoda, più rispettosa per le mucose, vista la mancanza di cemento, ugualmente estetica se si trasforma il foro della vite in una bella otturazione) risparmiamo altri 150 euro che possiamo giocarci in prezzo più basso a parità di utile o in utile maggiore.
Certo nel conto non dobbiamo dimenticare il costo dello scanner……… quante impronte dovremo fare per ammortizzarlo?

Germano Usoni