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IL MIGLIOR GESTIONALE PER L'ODONTOIATRA

BLOG DI DENTO

Corso di gestione dello studio dentistico con Dento 01-12-2018

Il corso è adatto a tutti i colleghi non ancora informatizzati che saranno obbligati a farlo da gennaio per la fatturazione elettronica.
In questa nuova edizione si affronteranno prima le problematiche emerse con il GDPR e le soluzioni presenti in Dento.
Successivamente si affronteranno le altre tematiche classiche tra le quali un sistema semplice di calcolare i costi orari e i rendimenti delle prestazioni, spiegherò come fare “previsioni” sull’andamento dello studio e utilizzare Dento per conoscere bene i nostri pazienti.
L’iscrizione si deve fare con E20, il costo sarà di 300 euro e dà la possibilità di portare una segretaria o collaboratrice, sulla mail di E20 saranno specificati gli ECM.
Il corso di “gestione dello studio” spiega come affrontare le problematiche usando Dento.   La gestione dello studio dentistico, è necessariamente legata all’uso di un gestionale dentale, dal corso si deve uscire con la conoscenza dello strumento che ci permette di applicare quanto appreso e, nel caso di Dento lo strumento è compreso nel costo del corso.
Il dentista spende solo per imparare a sfruttare il programma e non per acquistarlo. Questa situazione utopistica è realizzabile con Dento perché è liberamente scaricabile da internet.
Le difficoltà che si incontrano nell ’informatizzare uno studio sono legate alla messa a punto del programma (inserimento dei dati e dei tariffari) ed alla insufficiente conoscenza delle funzioni, il corso guida il professionista in questa fase delicata.
Sbagliare l’acquisto di un gestionale è frequente, purtroppo il dentista se ne accorge dopo mesi o anni di utilizzo e non è quasi mai possibile trasferire i dati da uno all’altro. Spesso sono prodotti modulari e ogni funzione al di là di quelle elementari sono a pagamento, se anche non userete Dento, il corso serve a guidare il dentista nella scelta di un nuovo prodotto commerciale.
La versione 6.8.8 scaricabile da metà ottobre, sarà completa per il GDPR ma non ancora per la fatturazione elettronica.

Costo orario dello studio odontoiatrico, come calcolarlo

Pochi colleghi si preoccupano di conoscere il proprio costo orario.

Un modo di calcolarlo è moltiplicare il numero di ore settimanali di apertura (supponiamo 40) per le settimane lavorative (diciamo 42) per ottenere la somma delle ore (1.680) ed usare questo numero per dividere le spese fisse del nostro studio. Questo metodo funziona per lo studio mono professionale perché l’operatore è uno e il numero di ore di apertura corrisponde con quelle totali. Ma in altri casi? Dobbiamo modificare la formula, adattandoci al tipo di studio. Nel corso degli anni ho frequentato corsi di gestione nei quali si proponevano formule per il costo orario che tengono conto del numero di poltrone. A mio parere se abbiamo un operatore, che abbia una, due o più poltrone, l’unità operativa rimane lui, l’operatore e non le poltrone.

Per esempio nel mio studio, siamo tre operatori, perció tre unità operative, io lavoro 30 ore, il collega odontoiatra 20 ore, la collega igienista 20 ore, per ciò lo studio ha una capacità di 70 ore lavorative settimanali che, per 42 settimane permette di ottenere 2.940 ore annue. Se un paziente “buca” un’ora danneggia lo studio per 1/70 e non per 1/40 delle ore settimanali. Questo approccio consente di slegarsi da ragionamenti “per poltrona”.

Le spese fisse del mio studio nel 2017 sono state 160.765,78 euro che divise per 2.940 ore (70 x 42) danno un costo orario di 54,68 euro. Bene ma quante di queste 2.940 ore siamo stati capaci di “riempire di pazienti”? Le ore veramente lavorate sono state 2.075,30, il 70,5% di quelle possibili. Le spese fisse sono balzate a 77,46 euro/ora.

Dento calcola il costo orario su questi parametri, in meno di un secondo, per l’anno o per il periodo che vogliamo. Il programma tiene conto delle ore veramente lavorate, in questo modo si ottiene un valore reale dell’andamento dello studio. Per generare o modificare il tariffario, si tiene in considerazione il costo orario dell’anno precedente o degli ultimi 12 mesi. L’apposita schermata permette di analizzare in un attimo l’andamento del costo orario negli anni o anche di aggregare periodi più lunghi. Con questo strumento è facile notare come i costi orari cambino di anno in anno in funzione di spese e ore lavorate e come questi parametri influenzino significativamente l’utile dello studio.

Purtroppo le spese dello studio non sono solo quelle fisse, dobbiamo aggiungere le spese variabili, come per esempio la percentuale della nostra retribuzione (che va sempre calcolata in tutte le prestazioni) o quella dei collaboratori. Questo nel 2017 ha fatto lievitare le spese a 148,61 euro/ora. Per sapere se e di quanto lo studio è in utile, è sufficiente dividere il fatturato totale per le ore. Solo una gestione oculata permette di far fronte a queste cifre da “far tremare i polsi”. L’odontoiatria moderna, con il perfezionamento delle cure ha portato alla necessità di avere attrezzature sempre più aggiornate e costose. Ci rimane un margine per investire sul rinnovamento dello studio? Non è scontato, ed è meglio sapere quanto sia.

Non si chiede all’odontoiatra di diventare un manager, ma è indispensabile, oggi, usare un’agenda elettronica e stilare una prima nota cassa/banca. L’agenda elettronica restituisce dati che quella cartacea non è in grado di dare, può essere presente in ogni sala, è portatile, garantisce lo storico dei trattamenti. Stilare la prima nota cassa banca, richiede solo due ore di lavoro al mese, ma sono le meglio spese.

Germano Usoni

Gidipierrizzazione di DentO

Approfittando di qualche brandello di tempo ho quasi terminato la gidipierrizzazione di DentO. Ora da tutte le sezioni anagrafiche si possono stampare i documenti GDPR specifici per il tipo di contatto (Pazienti, Collaboratori, Dipendenti, Laboratori, Fornitori).
I documenti stampati sono memorizzati nella rispettiva scheda anagrafica come PDF e sono richiamabili a video in qualsiasi momento, qui sotto vedete un esempio per l’anagrafica collaboratori.

 

Dal pulsante stampante si accede alle tipologie di documenti specifici per quella sezione e, nel portale documenti stampati, sono elencati i documenti creati per quell’anagrafica. I testi dei documenti sono estrapolati da documenti di un aggiornamento xDent, documenti AlfaDocs, documenti del corso ANDI e da quelli di un paziente DPO per una grande ditta. Questo mi ha consentito di condensare i testi in pochi fogli, tre complessivamente per i collaboratori, uno per i pazienti e per le altre figure. Non sembra ma è stato un lavorone leggere un sacco di fogli per arrivare al risultato finale. La versione che si chiamerà 6.8.7, sarà resa disponibile a settembre, ora necessita di un po’ di test prima di generare il runtime.

La politica prezzi di FileMakerPro è cambiata, seguendo una linea che non è quella auspicata dagli sviluppatori, ora esiste un solo tipo di licenza client, la advanced, che costa di più della Pro di prima. Questo mi ha spinto a continuare a sviluppare la versione iPad. Dento è utilizzabile su iPad tramite la versione Go di FileMaker che è gratuita. Questo consente di comprare solo una licenza FileMaker server (si paga per il numero di connessioni) e usare come client i Pad senza costi software. Il risparmio per uno studio è notevole visto che DentO è gratis. Dalla prossimo versione non faremo pagare nemmeno più la quota per postazione per anno.

Buone Vacanze Germano

Relazione sull’ultimo corso di gestione dello studio dentistico con DentO

Venerdì 11 con 5 iscritti (su un numero massimo di 6) ma solo 4 presenti, si è svolto quello che potremo definire il corso di primavera di Dento. Questa edizione si è svolta nel mio studio, senza invitati, che non erano mai mancati nelle scorse edizioni e con solo utenti esperti, (è il primo della serie con 18 Ecm) Tommaso Marchi da Trento, per la prima volta presente, Andrea Cazzola da Sandrigo che invece è un veterano, sempre più competente, Claudia Sormani da Lodi, utente esperta che in passato ha contribuito all’evoluzione del programma e Michela Biagiotti da Firenze, esperta di gestionali e ricca di spunti per nuove funzioni e modifiche.

Dento non è cambiato quanto avrei voluto ma alcune cose sono state apprezzate, la possibilità di trascinare immagini dalle cartelle del sistema operativo come in tradizione Macintosh, la ricerca di pazienti “scomparsi” e nuovi formati per favorire l’uso di iPad sono stati i più evidenti anche se “sotto il cofano” gli interventi sono stati tanti.

I prossimi interventi sul programma riguarderanno il GDPR, la modulistica aggiornata che sarà messa nel manuale di studio e qualche modifica sulla “Privacy by design” nella quale però Dento è già a buon punto.

Contrariamente alle scorse volte, non verrà messo in rete un nuovo runtime, Dento 6.8.5 rimane solo per i partecipanti al corso e per chi ne farà richiesta (ma deve avere una licenza di FileMakerPro 16) almeno fino a quando sarà pronta una versione per il GDPR.

Germano Usoni

Che nuove funzioni troveranno i corsisti venerdì 11?

Oltre a nuove funzioni, sono stati risolti diversi piccoli bug che di volta in volta mi segnalate o, più spesso, troviamo io e Sandro nel corso degli upgrade. Alcune richieste sono state man mano esaudite, anche se a volte ci vogliono mesi di tempo per farlo. Per esempio lo scorso anno a Genova, durante il corso in casa del provider E20, il Dott. Stefano Zandonella aveva espresso il desiderio di una funzione che, un po’ goliardicamente, aveva definito “dove cavolo è finito”. In pratica voleva sapere chi erano i pazienti che non si vedevano più da qualche anno.

Quando si deve definire una funzione, arrivano i problemi pratici da risolvere. Se un utente usa l’agenda si possono andare a cercare i pazienti che non hanno appuntamenti da una data in poi, ma se non si usa  l’agenda? Per chi non usa l’agenda (e purtroppo ce ne sono ancora) abbiamo pensato di ricercare la data dell’ultima scheda archiviata ma, anche qui, ci possono essere utenti che non differenziano le schede, per questo abbiamo introdotto un controllo anche sulla data dell’ultima fattura emessa. Da elenco pazienti sarà sufficiente scegliere il numero di anni e poi, cliccando esegui, vedere comparire in un attimo un elenco di pazienti. Rimarrete stupiti nel constatare che pazienti che pensate non vengano da un paio di anni in realtà non vengono da otto o nove.

Abbiamo migliorato la gestione di scheda dentale, ortodontica e anagrafica su iPad e Mac/pc che ora danno più informazioni e su  iPad fanno meraviglie (fermo restando lento l’uso in wireless).

Migliorato anche l’uso degli accessi regolamentati per i vari utenti e quasi esaudita una richiesta del povero Paolo Gerardo (la lista delle prescrizioni 93/42 nella scheda del laboratorio) che terrò per le nuove funzioni di un prossimo corso e spiegherò in un prossimo articolo.

Non siamo ancora del tutto pronti per il GDPR perché non ho più tempo per fare tutto, confido in una proroga…..

Germano Usoni