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IL MIGLIOR GESTIONALE PER L'ODONTOIATRA

BLOG DI DENTO

Corso Andi Milano Lodi 2018 15/12/2018

Previsto per il 17/11, rimandato per la concomitanza di un altro evento, penalizzato dall’imminente Natale, il corso è partito comunque, la partecipazione è stata attenta, quasi 6 ore con una piccola interruzione per il caffè sono volate, se Domenico Di Fabio vorrà replichiamo a primavera.

Germano Usoni

La gestione amministrativa e contabile dello studio odontoiatrico tramite strumenti informatici

Il 15 Dicembre nella sede di Via Lanzone 31 di ANDI Milano Lodi terrò il corso:

La gestione amministrativa e contabile dello studio odontoiatrico tramite strumenti informatici

Oggi il decreto legge 127 del 5 agosto 2015 obbligherà tutti i dentisti che non hanno voluto informatizzarsi a farlo a partire dal 1 gennaio 2019, riuscendo là dove non era riuscito l’invio delle fatture al MEF del 2016 e il GDPR del 2018.

Nel corso darò esempio di come si possa impostare la gestione informatica odontoiatrica con una spesa veramente bassa con un programma pensato da un collega e non da un informatico con tutti i vantaggi (e i limiti) che ne derivano.

Verranno toccati i punti che riguardano:

  • Come approfondire la conoscenza dei nostri pazienti
  • I correlati, le anamnesi multiple, i moduli e le prescrizioni
  • Come valorizzare i referenti per sviluppare il passaparola
  • Come impostare i richiami
  • Le ore lavorate
  • La prima nota cassa banca (generazione di un report per il commercialista)
  • Come generare un tariffario congruo
  • L’utile di una prestazione, del piano di cura, di tutti i piani di cura che abbiamo acquisito
  • Un modo semplice per calcolare il costo orario e come varia di anno in anno
  • Le percentuali degli studi di settore
  • Il rapporto con i collaboratori
  • Il rendimento dei tariffari (convenzioni)
  • L’agenda elettronica (il valore del tempo)
  • La cartella clinica (modalità di visione e consultazione dello storico)
  • Il diario clinico automatizzato
  • Il consenso informato personalizzato (e automatizzato)
  • La conservazione in PDF di tutti i documenti (anche GDPR, personalizzabili)
  • L’invio delle fatture al sistema tessera sanitaria
  • Un sistema di Memo integrato per tutto lo studio
  • Il manuale d’uso del proprio studio.

Il corso può essere interessante anche per chi debba approcciarsi all’ acquisto di altri programmi informatici per orientarsi nella scelta.Cenni di fatturazione elettronica.

Germano Usoni

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Corso di gestione dello studio dentistico con Dento 01-12-2018

Il corso è adatto a tutti i colleghi non ancora informatizzati che saranno obbligati a farlo da gennaio per la fatturazione elettronica.
In questa nuova edizione si affronteranno prima le problematiche emerse con il GDPR e le soluzioni presenti in Dento.
Successivamente si affronteranno le altre tematiche classiche tra le quali un sistema semplice di calcolare i costi orari e i rendimenti delle prestazioni, spiegherò come fare “previsioni” sull’andamento dello studio e utilizzare Dento per conoscere bene i nostri pazienti.
L’iscrizione si deve fare con E20, il costo sarà di 300 euro e dà la possibilità di portare una segretaria o collaboratrice, sulla mail di E20 saranno specificati gli ECM.
Il corso di “gestione dello studio” spiega come affrontare le problematiche usando Dento.   La gestione dello studio dentistico, è necessariamente legata all’uso di un gestionale dentale, dal corso si deve uscire con la conoscenza dello strumento che ci permette di applicare quanto appreso e, nel caso di Dento lo strumento è compreso nel costo del corso.
Il dentista spende solo per imparare a sfruttare il programma e non per acquistarlo. Questa situazione utopistica è realizzabile con Dento perché è liberamente scaricabile da internet.
Le difficoltà che si incontrano nell ’informatizzare uno studio sono legate alla messa a punto del programma (inserimento dei dati e dei tariffari) ed alla insufficiente conoscenza delle funzioni, il corso guida il professionista in questa fase delicata.
Sbagliare l’acquisto di un gestionale è frequente, purtroppo il dentista se ne accorge dopo mesi o anni di utilizzo e non è quasi mai possibile trasferire i dati da uno all’altro. Spesso sono prodotti modulari e ogni funzione al di là di quelle elementari sono a pagamento, se anche non userete Dento, il corso serve a guidare il dentista nella scelta di un nuovo prodotto commerciale.
La versione 6.8.8 scaricabile da metà ottobre, sarà completa per il GDPR ma non ancora per la fatturazione elettronica.

Costo orario dello studio odontoiatrico, come calcolarlo

Pochi colleghi si preoccupano di conoscere il proprio costo orario.

Un modo di calcolarlo è moltiplicare il numero di ore settimanali di apertura (supponiamo 40) per le settimane lavorative (diciamo 42) per ottenere la somma delle ore (1.680) ed usare questo numero per dividere le spese fisse del nostro studio. Questo metodo funziona per lo studio mono professionale perché l’operatore è uno e il numero di ore di apertura corrisponde con quelle totali. Ma in altri casi? Dobbiamo modificare la formula, adattandoci al tipo di studio. Nel corso degli anni ho frequentato corsi di gestione nei quali si proponevano formule per il costo orario che tengono conto del numero di poltrone. A mio parere se abbiamo un operatore, che abbia una, due o più poltrone, l’unità operativa rimane lui, l’operatore e non le poltrone.

Per esempio nel mio studio, siamo tre operatori, perció tre unità operative, io lavoro 30 ore, il collega odontoiatra 20 ore, la collega igienista 20 ore, per ciò lo studio ha una capacità di 70 ore lavorative settimanali che, per 42 settimane permette di ottenere 2.940 ore annue. Se un paziente “buca” un’ora danneggia lo studio per 1/70 e non per 1/40 delle ore settimanali. Questo approccio consente di slegarsi da ragionamenti “per poltrona”.

Le spese fisse del mio studio nel 2017 sono state 160.765,78 euro che divise per 2.940 ore (70 x 42) danno un costo orario di 54,68 euro. Bene ma quante di queste 2.940 ore siamo stati capaci di “riempire di pazienti”? Le ore veramente lavorate sono state 2.075,30, il 70,5% di quelle possibili. Le spese fisse sono balzate a 77,46 euro/ora.

Dento calcola il costo orario su questi parametri, in meno di un secondo, per l’anno o per il periodo che vogliamo. Il programma tiene conto delle ore veramente lavorate, in questo modo si ottiene un valore reale dell’andamento dello studio. Per generare o modificare il tariffario, si tiene in considerazione il costo orario dell’anno precedente o degli ultimi 12 mesi. L’apposita schermata permette di analizzare in un attimo l’andamento del costo orario negli anni o anche di aggregare periodi più lunghi. Con questo strumento è facile notare come i costi orari cambino di anno in anno in funzione di spese e ore lavorate e come questi parametri influenzino significativamente l’utile dello studio.

Purtroppo le spese dello studio non sono solo quelle fisse, dobbiamo aggiungere le spese variabili, come per esempio la percentuale della nostra retribuzione (che va sempre calcolata in tutte le prestazioni) o quella dei collaboratori. Questo nel 2017 ha fatto lievitare le spese a 148,61 euro/ora. Per sapere se e di quanto lo studio è in utile, è sufficiente dividere il fatturato totale per le ore. Solo una gestione oculata permette di far fronte a queste cifre da “far tremare i polsi”. L’odontoiatria moderna, con il perfezionamento delle cure ha portato alla necessità di avere attrezzature sempre più aggiornate e costose. Ci rimane un margine per investire sul rinnovamento dello studio? Non è scontato, ed è meglio sapere quanto sia.

Non si chiede all’odontoiatra di diventare un manager, ma è indispensabile, oggi, usare un’agenda elettronica e stilare una prima nota cassa/banca. L’agenda elettronica restituisce dati che quella cartacea non è in grado di dare, può essere presente in ogni sala, è portatile, garantisce lo storico dei trattamenti. Stilare la prima nota cassa banca, richiede solo due ore di lavoro al mese, ma sono le meglio spese.

Germano Usoni

Relazione sull’ultimo corso di gestione dello studio dentistico con DentO

Venerdì 11 con 5 iscritti (su un numero massimo di 6) ma solo 4 presenti, si è svolto quello che potremo definire il corso di primavera di Dento. Questa edizione si è svolta nel mio studio, senza invitati, che non erano mai mancati nelle scorse edizioni e con solo utenti esperti, (è il primo della serie con 18 Ecm) Tommaso Marchi da Trento, per la prima volta presente, Andrea Cazzola da Sandrigo che invece è un veterano, sempre più competente, Claudia Sormani da Lodi, utente esperta che in passato ha contribuito all’evoluzione del programma e Michela Biagiotti da Firenze, esperta di gestionali e ricca di spunti per nuove funzioni e modifiche.

Dento non è cambiato quanto avrei voluto ma alcune cose sono state apprezzate, la possibilità di trascinare immagini dalle cartelle del sistema operativo come in tradizione Macintosh, la ricerca di pazienti “scomparsi” e nuovi formati per favorire l’uso di iPad sono stati i più evidenti anche se “sotto il cofano” gli interventi sono stati tanti.

I prossimi interventi sul programma riguarderanno il GDPR, la modulistica aggiornata che sarà messa nel manuale di studio e qualche modifica sulla “Privacy by design” nella quale però Dento è già a buon punto.

Contrariamente alle scorse volte, non verrà messo in rete un nuovo runtime, Dento 6.8.5 rimane solo per i partecipanti al corso e per chi ne farà richiesta (ma deve avere una licenza di FileMakerPro 16) almeno fino a quando sarà pronta una versione per il GDPR.

Germano Usoni