Loading

IL MIGLIOR GESTIONALE PER L'ODONTOIATRA

BLOG DI DENTO

Relazione sull’ultimo corso di gestione dello studio dentistico con DentO

Venerdì 11 con 5 iscritti (su un numero massimo di 6) ma solo 4 presenti, si è svolto quello che potremo definire il corso di primavera di Dento. Questa edizione si è svolta nel mio studio, senza invitati, che non erano mai mancati nelle scorse edizioni e con solo utenti esperti, (è il primo della serie con 18 Ecm) Tommaso Marchi da Trento, per la prima volta presente, Andrea Cazzola da Sandrigo che invece è un veterano, sempre più competente, Claudia Sormani da Lodi, utente esperta che in passato ha contribuito all’evoluzione del programma e Michela Biagiotti da Firenze, esperta di gestionali e ricca di spunti per nuove funzioni e modifiche.

Dento non è cambiato quanto avrei voluto ma alcune cose sono state apprezzate, la possibilità di trascinare immagini dalle cartelle del sistema operativo come in tradizione Macintosh, la ricerca di pazienti “scomparsi” e nuovi formati per favorire l’uso di iPad sono stati i più evidenti anche se “sotto il cofano” gli interventi sono stati tanti.

I prossimi interventi sul programma riguarderanno il GDPR, la modulistica aggiornata che sarà messa nel manuale di studio e qualche modifica sulla “Privacy by design” nella quale però Dento è già a buon punto.

Contrariamente alle scorse volte, non verrà messo in rete un nuovo runtime, Dento 6.8.5 rimane solo per i partecipanti al corso e per chi ne farà richiesta (ma deve avere una licenza di FileMakerPro 16) almeno fino a quando sarà pronta una versione per il GDPR.

Germano Usoni

Che nuove funzioni troveranno i corsisti venerdì 11?

Oltre a nuove funzioni, sono stati risolti diversi piccoli bug che di volta in volta mi segnalate o, più spesso, troviamo io e Sandro nel corso degli upgrade. Alcune richieste sono state man mano esaudite, anche se a volte ci vogliono mesi di tempo per farlo. Per esempio lo scorso anno a Genova, durante il corso in casa del provider E20, il Dott. Stefano Zandonella aveva espresso il desiderio di una funzione che, un po’ goliardicamente, aveva definito “dove cavolo è finito”. In pratica voleva sapere chi erano i pazienti che non si vedevano più da qualche anno.

Quando si deve definire una funzione, arrivano i problemi pratici da risolvere. Se un utente usa l’agenda si possono andare a cercare i pazienti che non hanno appuntamenti da una data in poi, ma se non si usa  l’agenda? Per chi non usa l’agenda (e purtroppo ce ne sono ancora) abbiamo pensato di ricercare la data dell’ultima scheda archiviata ma, anche qui, ci possono essere utenti che non differenziano le schede, per questo abbiamo introdotto un controllo anche sulla data dell’ultima fattura emessa. Da elenco pazienti sarà sufficiente scegliere il numero di anni e poi, cliccando esegui, vedere comparire in un attimo un elenco di pazienti. Rimarrete stupiti nel constatare che pazienti che pensate non vengano da un paio di anni in realtà non vengono da otto o nove.

Abbiamo migliorato la gestione di scheda dentale, ortodontica e anagrafica su iPad e Mac/pc che ora danno più informazioni e su  iPad fanno meraviglie (fermo restando lento l’uso in wireless).

Migliorato anche l’uso degli accessi regolamentati per i vari utenti e quasi esaudita una richiesta del povero Paolo Gerardo (la lista delle prescrizioni 93/42 nella scheda del laboratorio) che terrò per le nuove funzioni di un prossimo corso e spiegherò in un prossimo articolo.

Non siamo ancora del tutto pronti per il GDPR perché non ho più tempo per fare tutto, confido in una proroga…..

Germano Usoni

 

Elenco Prestazioni in Dento, economia sotto controllo

Scrive Michela Biagiotti:

Nella scheda dentale esiste un modo per vedere la situazione economica del cliente, tipo prestazioni fatte, acconti saldi, differenza senza dover stampare un estratto conto?

Entrando in Elenco Prestazioni, c’è tutto quello che chiedi. Già la scritta elenco prestazioni diventa arancione se c’è uno scoperto, poi, nella riga in basso si legge totale, eseguito, fatturato, scoperto, saldo rimanente.
Ancora abbiamo le ore previste per lo svolgimento del piano di cure, l’utile a preventivo e l’utile a consuntivo (a patto di rispettare i tempi previsti che si possono modificare se differiscono dal previsto in esecuzione fasi).
In alto, all’atto dell’esecuzione della prima terapia in automatico si riempie il campo inizio terapia e, all’esecuzione dell’ultima, si riempie il campo fine terapia e la scheda diventa archiviata se viene emessa fattura di saldo. Nel frattempo il diario clinico si compila da solo.
Intervenendo sui numeri della prima colonna, possiamo indicare e modificare l’ordine di esecuzione delle prestazioni che, in automatico, si riordinano, mettendo in basso quelle eseguite e in alto quelle in corso.
Utile P e Utile C (preventivo e consuntivo) se i tempi sono rispettati al termine delle cure devono corrispondere.
I colori indicano le prestazioni da fare (blu), in corso (rosse) ed eseguite (verdi).
Se  mi volessi chiedere perché la riga in basso non è presente nella schermata odonto gramma, è perché sono dati economici e non è bene che siano visibili da una schermata che io reputo più clinica e che si apre per prima accedendo alla scheda dentale. Questo è uscito da un vecchissimo intervento di Roberto Crenna (che saluto e non si fa più sentire) ai tempi di DentistiFmpMAc.
Ho approfittato per farne un articolo visto che è un po’ che non ne faccio e anche per dire che tutto quello che ho scritto è nell’help che non leggete mai.

Prevedo un Dento 6.8.3 per metà Marzo

Germano Usoni

 

 

Tirare un po’ di somme, analizziamo il 2017

Con la fine dell’anno si possono tirare un po’ di somme e non è solo un modo di dire. Ho finito di segnare le ultime spese in prima nota cassa banca (e non lo si può fare finché l’anno non è finito). Ora posso trarre i primi ragionamenti, li voglio fare a voce alta con voi. (fate sempre la prima nota!)

  1. Parliamo prima del rendimento orario dello studio inteso come saturazione dell’agenda.
  2. Le ore totali che teoricamente possiamo lavorare in studio le possiamo stabilire a tavolino, negli scorsi anni (quando lo studio era uno studio associato) per noi erano 30(mie) +30(socio) +10(igienista) alla settimana che per 45 settimane diventano 3150 ore massime possibili, ora che il mio socio ha abbandonato lo studio sono 40(mie) +10(collaboratore) +20(igienista) cioè le stesse ma con un carico di lavoro molto sbilanciato su di me, visto che a queste ore devo aggiungere due pomeriggi settimanali di consulenza ortodontica……
  3. Le ore che realmente abbiamo lavorato danno un’idea del rendimento che ha avuto il nostro studio in rapporto alle ore totali possibili. Risalendo al 2015 , ultimo anno in cui lo studio associato ha lavorato a organico completo sono state 2045 ore con un rendimento del 64,9%  meglio è andato lo scorso anno 2016 quando pur mancando il socio da prima delle vacanze estive sono state lavorate 2075,5 ore con un “rendimento di agenda” del 65,9%, nel 2017 le ore lavorate sono state 1736 0re con un rendimento del 55%. Maggiore sarà il rendimento e più si ottimizza l’uso delle attrezzature, più sono i pazienti e più si alimenta il passaparola, minore è il costo orario, nel mio caso il danno apportato dall’uscita del socio è evidente  in termini numerici, di arresto di crescita, di calo di prospettiva di guadagno, di danno di immagine per lo studio e di carico di lavoro per il socio rimasto.

Dento consente facilmente l’analisi che ho appena fatto avendo un pannello predisposto:

che permette persino di vedere, in forma grafica, in che percentuale vengono utilizzati i diversi listini oppure di vedere le ore di ogni singolo operatore in assoluto o per listini e di vedere l’andamento delle ore negli anni.

E se volessimo sapere l’incasso lordo per ora? E’ un dato interessante perché ci dice quanto è stato profittevole il nostro studio ed è interessante vedere come cambia negli anni. Prendiamo in considerazione il 2015 (ultimo anno di studio associato completo) l’incasso lordo per ogni ora è stato 167,32 euro, per il 2016 è stato di 160,16 euro, per il 2017 è stato 181,8 euro.

Un aumento di incasso lordo orario che va dai 14 ai 21 euro/ora è un dato inaspettato e significativo, potremmo immaginare che se ci fosse stata la possibilità di avere il rendimento del 2017 con le ore lavorate nel 2015, avremmo avuto un incasso superiore di 29.600 euro nel 2015 oppure con un rendimento orario di 181,8 euro/ora avremmo potuto risparmiare 163 ore nel 2015. Cosa possiamo ricavare da questi dati? che rimanere nei tempi di esecuzione delle prestazioni paga, (un collaboratore più efficiente?) pianificare bene l’agenda e i piani di lavoro ha più importanza di quello che sembra e con Dento possiamo verificare un altro dato: abbiamo per caso variato la tipologia dei nostri interventi? sono variate le percentuali degli studi di settore? nel mio caso non in modo significativo se non un aumento dei casi di ortodonzia.

Vi lascio a queste riflessioni e buon anno

Dott. Germano Usoni

P.S. nei prossimi giorni, complici le vacanze, potrei riuscire a fare un’ analisi su come variano e come incidono i costi orari sui tariffari e come usare correttamente Dento per aggiornare i tariffari.

Un ringraziamento ai partecipanti del corso d’autunno

Con un po’ di ritardo ringrazio i partecipanti al corso del 17 Novembre, sono intervenuti Il Dott. Bellinato, Biagiotti Michela assistente della Dott.ssa Barros, i Dottori Carrieri, Cazzola e Colombo, Esposito Chiara segretaria dello studio M.P. Dental, Frontini Cristina assistente del Dott. Pioli, la Dott.ssa Polesel e le due assistenti della Dott.ssa Sormani. Ci tengo a sottolineare come quasi la metà dei corsisti fosse composto da assistenti/segretarie, spesso sono i veri utilizzatori del programma e spesso da loro arrivano le critiche e gli spunti che fanno crescere Dento. Abbiamo avuto anche alcuni ospiti, i Dottori Baucia senior e junior, il Dott. Calderoli e la sua segretaria Clara. La versione 6.8 che trovate su download (per ora ancora solo per Mac) è una buona evoluzione di Dento, sono stati risolti alcuni piccoli bug e introdotte alcune funzioni richieste proprio dalle segretarie. Conto di ripetere il corso in primavera magari in una nuova sede non milanese.

Buon lavoro e grazie Germano Usoni